Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen een gesprek dat nergens heen gaat en een gesprek dat je precies vertelt wie je voor je hebt. Als werkgever denk je misschien dat het sollicitatiegesprek vooral voor de kandidaat spannend is. Maar ook jij moet je klaar maken. Wie zonder plan een gesprek ingaat, mist kansen om de juiste persoon te vinden. In dit stuk lees je hoe je je als werkgever goed klaarmaakt voor een sollicitatiegesprek, wat je kunt vragen en waar je op moet letten.
Lees het cv grondig door voor het gesprek
Veel werkgevers nemen het cv pas vlak voor het gesprek door. Dat is zonde. Door het cv op tijd te lezen, kun je gerichte vragen stellen over de achtergrond van de kandidaat. Je ziet meteen of er gaten in de werkervaring zitten, of de kandidaat veel van baan is gewisseld, of er iets opvalt wat je wilt bespreken. Schrijf die punten op. Zo hoef je tijdens het gesprek niet te zoeken en kun je je aandacht richten op wat de kandidaat zegt. Een goede aanpak is om het cv te vergelijken met de eisen van de vacature. Waar sluit de kandidaat goed aan? En waar zitten de vraagtekens? Die vraagtekens zijn precies de plekken waar je dieper op in wilt gaan.
Stel een duidelijke gespreksstructuur op
Zonder een vaste opzet loopt een gesprek al snel alle kanten op. Begin met een korte introductie: stel jezelf voor, vertel wie er nog meer aanwezig is en leg uit hoe het gesprek eruit ziet. Daarna bespreek je de vacature en wat je zoekt. Vervolgens komen de vragen. Sluit af met ruimte voor vragen van de kandidaat. Door deze volgorde aan te houden, voelt het gesprek prettig aan voor beide kanten. Schrijf van tevoren een lijst met vragen op. Denk aan vragen over werkervaring, maar ook over hoe iemand omgaat met moeilijke situaties of samenwerking. Een mix van praktische en meer persoonlijke vragen geeft een beter beeld. Probeer ook ruimte te laten voor een echte uitwisseling. Een gesprek is geen verhoor.
Kies de juiste vragen voor het gesprek
De vragen die je stelt, bepalen wat je te weten komt. Open vragen werken het beste, want die geven de kandidaat de ruimte om echt iets te vertellen. Vraag bijvoorbeeld naar een situatie waarin iets niet goed ging en hoe de kandidaat daarmee omging. Of vraag naar een prestatie waar iemand trots op is. Zulke vragen geven meer dan een simpel ja of nee. Er zijn ook vragen die je beter kunt vermijden, zoals vragen over zwangerschap, religie of politieke voorkeur. Die zijn niet toegestaan. Wil je weten hoe iemand in een team functioneert, vraag dan naar een concreet voorbeeld uit het verleden. Gedrag uit het verleden zegt vaak iets over hoe iemand in de toekomst zal handelen. Originele vragen, zoals wat iemand zijn minst leuke eigenschap vindt, kunnen verrassend veel onthullen.
Zorg voor een goede setting en eerlijke beoordeling
De plek waar het gesprek plaatsvindt, doet er meer toe dan je denkt. Een rustige ruimte zonder afleiding helpt om het gesprek goed te laten verlopen. Zorg dat je telefoon uit is en dat collega’s weten dat ze niet mogen storen. Dit laat ook aan de kandidaat zien dat je het serieus neemt. Na het gesprek is het slim om direct je indrukken op te schrijven. Wacht je te lang, dan vergeet je details. Beoordeel alle kandidaten op dezelfde criteria, zodat je eerlijk vergelijkt. Gebruik daarvoor een vast formulier of scorekaart met de punten die voor de functie belangrijk zijn. Zo laat je je minder leiden door een eerste indruk en kijk je echt naar wat iemand te bieden heeft.
Veelgestelde vragen
Hoe lang van tevoren moet ik me klaarmaken voor een sollicitatiegesprek als werkgever?
Het is handig om je minstens een dag van tevoren voor te bereiden. Lees het cv door, stel vragen op en zorg dat de gespreksruimte klaar is. Door dit niet op het laatste moment te doen, ga je rustiger het gesprek in.
Hoeveel vragen stel je tijdens een sollicitatiegesprek?
Een sollicitatiegesprek duurt vaak tussen de 45 minuten en een uur. In die tijd kun je ongeveer 8 tot 12 vragen stellen, afhankelijk van hoe uitgebreid de kandidaat antwoordt. Kwaliteit telt hier meer dan kwantiteit.
Wat doe je als een kandidaat slecht antwoordt op een vraag?
Als een kandidaat moeite heeft met een vraag, kun je doorvragen of de vraag anders formuleren. Soms begrijpt iemand een vraag niet goed. Geef de kandidaat de kans om opnieuw te antwoorden voordat je een oordeel vormt.
Mag je aantekeningen maken tijdens het gesprek?
Ja, aantekeningen maken tijdens een sollicitatiegesprek is toegestaan en zelfs aan te raden. Laat de kandidaat weten dat je dit doet, zodat het niet vreemd overkomt. Je aantekeningen helpen je later om kandidaten eerlijk met elkaar te vergelijken.